QDXport und die Unterstützung von Vereinssphären gemäß SKR42
Vereine und gemeinnützige Körperschaften müssen ihre Finanzen nach Tätigkeitsbereichen, sogenannten Sphären, gesondert buchen. Diese sind
| Sphäre | Kommentar |
| 1 | Ideeller Bereich |
| 2 | Vermögensverwaltung |
| 3 | Zweckbetrieb |
| 4 | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb |
| 9 | Sammelposten |
Im bisherigen Kontenplan SKR49 war jedes Konto einer festen Sphäre zugeordnet, sodass durch die Auswahl des Datev-Kontos gleichzeitig der Tätigkeitsbereich ausgewählt wurde.
Ab 2025 ist die Verwendung des SKR49 nicht mehr erlaubt. Es muss spätestens dann der neue Kontenrahmen SKR42 verwendet werden, welches auf SKR04 basiert. Bei Verwendung des SKR42-Kontenrahmens müssen nun die Sphären ausdrücklich in den einzelnen Buchungen mitgegeben werden. Dies kann auf 2 unterschiedlichen Wegen erfolgen:
- Variante 1: In QDXport bei den Kontenzuordnungen. Dies ist die empfohlene Variante, wenn die Kategorien in Ihrem Finanzsystem bereits festen Sphären angehören (dies wird z.B. der Fall sein, wenn Sie bisher SKR49 genutzt haben). Bei dieser Variante ordnen Sie Ihren Kategorien das zugehörige SKR42-Konto sowie die zu verwendende Sphäre direkt in QDXport zu. Die Sphäre wird dann an Datev in das Feld Kostenstelle übergeben. Sollten Sie bereits mit Kostenstellen arbeiten, dann werden die von Ihnen verwendeten Kostenstellen linksbündig um die Sphäre ergänzt.
- Variante 2: In Ihrem Finanzsystem als Kostenstelle. Diese wird an Datev einfach durchgereicht. In QDXport ordnen Sie dann nur das zugehörige SKR42-Konto zu. Sollten Sie bereits mit eigenen Kostenstellen arbeiten, müssen Sie sicher stellen, dass die erste Stelle der gebuchten Kostenstelle die Sphäre sein muss. Evtl. muss sie in bestehenden Buchungen nachträglich ergänzt werden.
Wird im Buchungsstoff eine Kategorie angesprochen, bei der keine Sphäre hinterlegt ist, erscheint eine Warnung im Protokoll.
Die hier beschriebenen Anweisungen setzen die QDXport Programmversion ab 6.0 voraus und basieren auf den Angaben auf den Datev-Infodokumenten SKR42: Branchenpaket Vereine, Stiftungen, gGmbHs einrichten .
1. Einrichtung in QDXport
- 1.1 Gehen Sie über das Menü Konfiguration->Grundeinstellungen zum Bildschirm Grundeinstellungen Zielsystem (Datev), stellen Sie dort den Kontenrahmen SKR42, Stellenanzahl 5 und die gewünschte Variante Vereinssphären ein.
- 1.2 Falls Sie mit eigenen Kostenstellen arbeiten, und die Zusammenführung Sphäre und Kostenstelle nicht erwünscht ist, können Sie die eigene Kostenstelle über das Datev-Feld KOST2 übergeben lassen. Hierfür gehen Sie über das Menü Konfiguration->Einstellungen zum Bildschirm Einstellungen Datev-Angaben und kreuzen Sie die Option KOST2 an. Stimmen Sie sich bitte vorher mit Ihrem Steuerberater ab.
- 1.3 Falls Sie nicht mit den Standardsphären von Datev arbeiten, gehen Sie über das Menü Konfiguration->Einstellungen zum Bildschirm Einstellungen Sphären und hinterlegen Sie dort Ihre Sphären zeilenweise und in der Form Sphäre=Erläuterung. Die Zeilenschaltung erfolgt dabei mit den Tasten Strg Enter.
Anmerkung: Unabhängig von der Einstellung im Abschnitt Datev-Konten werden zugeordnet ... müssen die Sphären bei Variante 1 in der Regel direkt in QDXport zugeordnet werden. Ausnahme: wenn Sie die 2. bzw. 4.Option im Abschnitt Datev-Konten werden zugeordnet... angekreuzt haben, können Sie auch die zugehörige Sphäre rechts neben der Kontonummer hinterlegen, damit sie in den Probeläufen mit übernommen wird. Beispiel:
| Kategorie in Finanzsoftware | Übernommenes Datevkonto | Übernommene Sphäre |
| 54000 4 Wareneinkauf 19% | 54000 | 4 |
2. Umstellung aus SKR49
Es wird folgende Vorgehensweise bei der einmaligen Umstellung von SKR49 nach SKR42 empfohlen:
- 2.1 Machen Sie einen Probelauf unter SKR49, um alle Kategorien in QDXport zu aktualisieren.
- 2.2 Stellen Sie den Kontenrahmen auf SKR42 gemäß 1.1 um.
- 2.3 Rufen Sie das Menü Konfiguration->Zuordnungen exportieren auf.
- 2.4 Überschreiben Sie in der Spalte Konto-Nr. die alte SKR49-Kontonummer mit der entsprechenden, 5-stelligen SKR42-Kontonummer, und geben Sie in der zweiten Spalte die zugehörige Sphaere ein. Achten Sie darauf, die Angaben in der 4.Spalte (Kontoname) nicht zu verändern.
- 2.5 Wenn alle Zuordnungen getätigt sind, speichern Sie die Datei wieder als CSV.
- 2.6 Rufen Sie das Menü Konfiguration->Zuordnungen importieren auf, und wählen Sie die gerade gespeicherte Datei aus.
Anmerkung 1: lassen Sie sich nicht dadurch verwirren, dass Ihre alten SKR49-Kontonummern in der CSV-Tabelle nun 5-stellig erscheinen.
Anmerkung 2: Sie können Schritt 2.4 natürlich auch von Ihrem Steuerberater machen lassen. Schicken Sie ihm die CSV-Datei einfach zu.
3. Darstellung in den Auswertungen
- 3.1 Die Sphäre wird in den Protokollen bei der Spalte Kost angezeigt.
- 3.2 Wenn Sie eigene Kostenstellen haben, wird die Sphäre den Kostenstellen vorangestellt.
- 3.3 Bei Übergabe Ihrer Kostenstellen über KOST2 gemäß 1.2 erscheint die Kostenstelle unter Spalte Kost2
- 3.4 Die Auswertung Abstimmung nach Datev-Konten zeigt die aufgelaufenen Werte je Konto und Sphäre an
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